番外編　私の整理法

私の事務所では、次のようなファイルの方法を採っています。
 　予め、角形２号の茶封筒（１００まいで１３００円位）と付箋紙（Post-it550R）を用意しておき、新しい仕事の書類作成に入る時点で、茶封筒の（耳というんですか）ふたの部分を切り取り、サイドの折り目になっている部分に顧客名（または営業所名）を書いた付箋紙を貼りホッチキスで止めておきます。
 あとは、その都度その仕事に関する資料や事務所用の控えを放り込み、五十音順に顧客名が見えるように左から棚に並べておくという、至って簡単な方法です。
 野口教授の「超整理法」と似ていますが、書くのは顧客名（または営業所名）だけ、並べ方は時間順ではなく五十音順という点が大きく違っています。

 見てくれはチョット悪いのですが、費用も手間もそれほどかからず、検索もし易いので、もう８年ほどこのやり方を続けています。


 顧客から以前やった申請等についての問合わせがあった場合にも、電話で応対しながらサッと関係資料を引き出して答えることが出来るので、とても助かっています。
 付箋紙に顧客名を書くか営業所名を書くか迷うことがありますが、そのような場合は両方を書いておき、自分が覚えやすい方の名前の五十音に従って並べるようにしています。(電子ファイルであれば、このような不都合はないのでしょうが）また業種別に付箋紙を色分けしておけば検索も容易になるかと思います。

 試行錯誤しながら自分で考えたのですが、後になって作家の山根一真さんが著書の中でこれとほぼ同じファイル法を紹介しているのを知りました。

 ＊物理的ファイルの宿命として、保管スペースの問題だけはどうしようもありません。このファイルの収納用に大型の本棚を２つ使っていましたが、とうとう足りなくなってしまい、先日もう１つ増やしました。
 今の事務所ではこれ以上置くスペースがないので、この次は事務所移転しかありません。