紙データの管理について

書類作成時のファイルはハードディスクドライブに保存してバックアップもとったりするのですが、やはり紙のデータは問い合わせが来たとき素早く確認出来る等のメリットがあるので、どうしても数年間は保存が必要になります。

その様なわけで、私の事務所では、かなり前から角形2号封筒によるファイル整理をして、最低10年間は紙データを保管するようにしています。
(参考→こちら

しかし、そのファイル書庫もスペースに限界があるため、数年ごとに電子ファイル化し、電子ファイル化後の紙データは機密文書廃棄システムを利用してまとめて処分しています。

個人情報に多く接する仕事だけに、どんどん溜まって行く紙データの処分も慎重に行わなければなりません。

私の事務所が利用しているのは次のシステムですが、リーズナブルな金額で利用できるので重宝してます。
(参考→こちら

この土日2日間がんばってA3ボックス5箱分の廃棄作業をしました。
以前は、電子ファイル化も申請書控等すべてまるごとスキャンして行っていましたが、今回はやり方を変えてみました。

原稿自動送り装置を使ってスキャンするので、手動スキャンに比べると楽ですが、それでもA4とA3混在の書類は、折ってあるA3の書類を開いてからでないと自動送り装置にかけられないため、結構時間がかかっていました。

そこで色々考えた末、申請書等控の表紙部分のみスキャナーにかけることにしました。
すべてスキャンしなくても書類作成時のデータは図面類も含めてハードディスクに残っているからです。
スキャンした表紙データを見て日時、申請者名等が分かれば、後はハードディスクの方で内容の把握が出来ます。

そして、読み込んだ表紙データをpdf化して、Evernoteというファイル管理ソフトに放り込みます。
Evernoteは、pdfファイルや画像データに含まれているテキストも検索対象になるし、PCとスマホ間でデータの自動同期も出来るので便利です。
(ただし、pdfファイル内のテキスト検索はプレミアム契約が必要になります。画像ファイルは契約なしでもOK)

斯くして、我が事務所のファイル書庫、3段分の空きスペースが生まれました。

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